slackの運用ルールを0から作った話

皆さんこんにちは!
Technology Department(開発部)でインフラ周りやSREを担当している しょーや(show--ya) です

最近は外出自粛の影響で、趣味として始めたゴルフが全然できないため
みんゴルで友人とリモートコンペを実施して楽しんだりと、今できる方法を模索しながら日々楽しく過ごしております。

さて、毎度「インフラ周りやSREを担当している」
と書いておきながら、ブログでその分野に触れられていなかったことを猛省し

今回は slackの運用ルール整備 をどのように行ったかを書いていこうと思います

運用ルール導入前のslack

私が入社した当時のslackは下記のような状態でした

  • 各個人が「なんとなくこうした方がいいのではないか」を頼りにチャンネルを開設
  • 基本指針がないため「秘匿な情報があるかもしれない」という不安から基本的に全てプラーベートチャンネル

この状態により

なんとなくチャンネルを開設
→ チャンネルの命名がバラバラで、必要なチャンネルを探しづらい
→ チャンネル名から用途を推測しにくいため「入ってみたけどコレ違うわ」が発生

基本的に全てプライベートチャンネル
→ チャンネルに入っていないと検索に引っかからないため、自発的に情報を探しにいけない
→ 適切なチャンネルを探せないため関係ないチャンネルで別の会話が始まる

といった問題が発生しておりました

運用ルール導入に向け行ったこと

ほぼ運用ルールがなく(一応上位者の中ではあったりしたが、人の出入りなどで浸透していなかった)ので 、0からルールを作成することになりました

ですが、いきなり1から10までルールを作っても「利用者へ負担をかけるだけで、結局元のまま」になってしまうため やることやらないこと を最初に定めました

やること

  • slackの用途を定義
    • 弊社ではslackの他にもコミュニケーションツールが導入されているため、他ツールとの住み分けを明確化
  • slack利用時の基本ルールを策定
    • slackの用途に基づいたベースとなる指針を作成
  • チャンネルの命名方針を策定
    • まずはslackないの整地を優先

やらないこと

  • ルールの厳格化
    • まずは利用者全員の意識統一から始めることが目的なのでガチガチのルールは定めいない (例外ケースが発生するたび、利用者と相談しながら方針に追加していく)
  • チャンネル名以外の方針の策定
    • 権限の切り分けやユーザの命名、アプリ追加のルールなど決めるべきことは他にもあるが、まずはハードルが低いチャンネル名から始める
      (他の項目については利用者が慣れてきたら少しずつ整備していく)

このように、まず今回の整備での対象を定めた上でこの内容を共有し、利用者と共通の認識を持った上で 次のステップとして「やること」の詳細を決めていきました

今回定めた運用ルール

slackの用途

  • 開発部内でのコミュニケーションツール
    • 社内の多部署とのやりとりは別のコミュニケーションツールを利用
  • プロジェクトやチームの情報を集約する
    • 会話・質問・相談
    • 依頼
    • 進捗(gitlab/jiraと連携した通知など含む)
    • 障害通知・報告

slack基本ルール

社員しか見えてはいけない情報は全社で利用しているコミュニケーションツールを用いる
採用の話など、どうしてもオープンな場で話すべきでない会話はあります。
しかし、その会話を必ずしもslack内で行う必要性はないため、このようなルールとしました

基本的にチャンネルは全てpublicで作成
下記の理由により、このようなルールを作成しました

  • 属人化を薄めるためにも情報のオープン化は必須
  • 能動的に情報を得られる環境を作る

また、例外的にどうしてもprivateとして作成したい場合は「理由を明確にする(説明できないならpublicで作成)」という条件も追加しました

チャンネル命名規則

(基本的に)プレフィックスをつける

チャンネルの用途 プレフィックス 用途
プロジェクト用 pjt- ・プロジェクトに関わる依頼/会話/質問/相談
・gitやjiraなどプロジェクトに関わる通知
アラート通知 alert- ・外形監視/内部監視など本番環境の通知など
お知らせ系 info- ・勤怠連絡やある括りのRSSを流すなど
チーム用 team- ・sre, colorful bullet運営などチームに対する依頼/会話/質問/相談など

上記に該当しない場合は

のいずれかで対応。(定期的に全体的な命名規則の見直しをしていく)

このように運用ルールを定め、利用者へ共有を行い合意を得られたのでいよいよルールの適用を行います

運用ルールの適用

今回の内容で明示的に適用が必要なものは下記の2点です

  • privateである必要のないチャンネルのpublic化
  • チャンネル名の変更

「よーし。既存のチャンネルをpublicに変更して、チャンネル名も変えていくぞー」
と意気込んで作業を開始したところ、初手から敗北しました...

🤔「あれ?チャンネルをprivate -> publicに変更できない」

調べてみたところ、公式にしっかりと書いてありました

注意 : この操作を元に戻すことはできません。チャンネルをいったんプライベートに変換したあとに、そのチャンネルを再度パブリックに設定することはできません。

slack.com

仕方ないので適用の方針を下記のように変更して対応しました

  1. 元のチャンネル名を ****-private に変更
  2. 新しいチャンネルをpublicで作成
  3. 新しいチャンネルに関係者をinvite
  4. 元のチャンネルに「このチャンネルは #pjt-**** に移行しました」と投稿
  5. 移行期間として2週間程度は並行でチャンネルを存続させる
  6. 利用されなくなったprivateチャンネル達をアーカイブ

slackはアーカイブされたprivateチャンネルも、元々参加していたメンバーであれば検索に引っかかる仕様となっておりますので、上記のような対応でも「過去ログが見れない」などの不都合は現状発生しておりません!

さいごに

この記事が同じような課題を持っている方の参考になれば幸いです

まだまだ改善の余地がある弊社のslackを 、今後も焦らずもスピード感を持って改善していこうと思います!

また、バレットグループではご一緒に働いていただける仲間を募集しております。

bltinc.co.jp

最後までご覧いただきありがとうございました!